Définition de secrétaire
Du latin secretarĭus, une secrétaire (ou un secrétaire) est une personne qui est chargée de recevoir et de rédiger le courrier d’un supérieur hiérarchique, de son emploi du temps (agenda), de surveiller, de classer, de préparer et d’organiser les documents ou les dossiers d’un bureau. Son poste prend souvent la désignation d’auxiliaire administratif.
La secrétaire réalise donc certaines activités élémentaires et indispensables au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Il s’agit de l’employée à qui il appartient la gestion quotidienne, tout en rendant des comptes à son supérieur.
Répondre au téléphone, aux courriels, accueillir les visites, archiver des documents et coordonner les règlements et les recouvrements sont quelques-uns des tâches dont la secrétaire s’occupe. C’est également elle qui est chargée de l’organisation et du fonctionnement d’une assemblée (réunion) et qui met par écrit les délibérations qui y ont lieu.
Par exemple : « J’aimerais marquer une réunion avec vous, la semaine prochaine, pour que nous étudions ensemble cette affaire. Voyez ça avec ma secrétaire, je vous prie. », « Je vais demander les documents à ma secrétaire pour signer le contrat », « Hier, j’ai rencontré ta secrétaire et elle m’a dit que tu étais malade : qu’est-ce qui t’arrive ? ».
Le poste d’auxiliaire administratif peut être exercé aussi bien par des hommes que par des femmes, mais la plupart des fois c’est la femme qui occupe ce poste.
Par ailleurs, un secrétaire est un meuble muni d’une table à écrire, de tiroirs et de casiers de rangement.
